Asiantuntijatyö on siirtynyt verkkoon pakotettuna, nopeasti ja siksi lähes suunnittelematta. Moni ajatteli tämän menevän ohi, mutta nyt on käynyt selväksi, että etätyö tuli jäädäkseen. Nyt onkin aika konseptoida tavat etätyön tekemiseen organisaatiotasolla. Vastuuta ei voi enää jättää yksittäisille ihmisille.
Etätyön tekemisen tapoja on muutettava, sillä jo nyt nähdään ihmisten ahdistuvan ja kuormittuvan (HS 11.1.2021). Eräänä isona syynä tähän pidetään työhön liittyvien kohtaamisten heikkoa laatua. Ihmiset kokevat olevansa yksin.
Ihmisten jaksamista voi parantaa merkittävästi konseptoimalla työhön liittyvät kohtaamiset. Etätyön ei tarvitse olla yksinäistä puurtamista tai jatkuvaa puuduttavien, vuorovaikutuksettomien kalvosulkeisten seuraamista tai pitämistä mykille, mustille ruuduille.
Fokus välineistä käyttötapoihin
Tämän hetken keskustelu etätyöstä on välinepainotteista. Etätyön puuduttavuudesta syytetään usein välineitä. Pohjimmiltaan kyse ei kuitenkaan ole välineistä, vaan asenteista niitä kohtaan sekä tavoista käyttää niitä.
Jos ottaisimme käyttöön edes 20% välineiden tarjoamista mahdollisuuksista, etätyön arki olisi aivan toisen näköistä kuin se monesti nykyään on. Se sisältäisi tarpeen mukaan nopeita tilannetsekkauksia, vuorovaikutteisia ideointihetkiä, yhteistä työstämistä, vapaamuotoisia kohtaamisia ja keskittymistä vaativaan työhön varattua aikaa – mitä kenenkin työ vaatii.
Konseptoimalla kohtaamiset päästään työkulttuuriin, jossa yhteydenpito toisiin on myös digitaalisesti yhtä helppoa kuin koputtaisi työkaverin oveen.
7 vinkkiä etätyön konseptointiin
Meillä Ilonalla on valtavasti kokemusta etätyön toimivista konsepteista sekä oman työmme kautta että lukuisista asiakasprojekteista. Kokosimme alle tärkeimmät näkökulmat, joilla mahdollistat henkilöstöllesi täysipainoisen työn etänä.
1. Aikaa myös epämuodollisille kohtaamisille. Jokaisen työhön kuuluu myös spontaania vuorovaikutusta ja ”luppoaikaa”. Tähän täysin normaaliin inhimilliseen toimintaan on etätöissä monesti todella korkea kynnys. Siihen kannattaa rohkaista, sillä tutkimuskin osoittaa, että ihmisen aivot tarvitsevat myös lepohetkiä, joissa usein siirtyy arvokasta hiljaista tietoa ihmisten välillä. Jos nämä vapaat keskustelut käytiin ennen käytävillä, nyt ne voivat välittyä digitaalisilla kahveilla tai porinahuoneissa, joiden ideana on vapaa juttelu matalalla kynnyksellä, ilman varsinaista työasiaa. Aluksi nämä hetket kannattaa varata kalentereihin. Ajan myötä niistä muodostuu luonteva toimintatapa.
2. Aikaa luovalle ongelmanratkaisulle. Työhön kuuluu myös tehtäviä, joissa vaaditaan keskittymistä. Tätä varten voi luoda käytännöt, joilla hiljainen työ merkitään kalentereihin vaikka kokonaisiksi päiviksi tai viikoiksi, kuten Googlella on tehty. Meillä itsellämme on tapana merkitä kalentereihin sekä tauot että hiljaisen työn ajat.
3. Ohjeita ja tilaa luoda omia toimintatapoja.Organisaation tasolla on hyvä olla pelisäännöt, mutta tiimeille on hyvä antaa vastuuta toimintatapojen opettelussa ja kehittämisessä. Silloin motivaatio lähtee sisältäpäin ja yhteisö uudistuu ratkaisemalla haasteet itse. Ilman pakkoa mutta kuitenkin tuettuna. Sopivat tavat löytyvät lopulta kokeilemalla yhdessä.
4. Lähi on luksusta. Tulevaisuudessa etä on normaalia ja lähi luksusta. Tämä ei tarkoita pelkkiä pullakahveja tai sirkushuveja, vaan läsnäolon täysimääräistä hyödyntämistä. Silloin lähitapaamisiin ei tulla kahta kättä heiluttaen valmistautumatta tai vain kuuntelemaan toisten puhetta.
5. Yksilölliset erot on huomioitava. Osalla ihmisistä on voimakkaampi tarve kasvokkaiseen vuorovaikutukseen tai työn tekemiseen muualla kuin kotona. Moderni työnantaja huomioi nämä tarpeet ja miettii työaika- ja toimitilapolitiikkansa tämän mukaisesti.
6. Oikeat välineet ja tuki niiden käyttöön. Kun etäkohtaamisiin on valittu sopivat välineet ja niiden käyttöön on perehdytetty, työstä tulee sujuvaa ja mielekästä. Laadukkaat laitteet ja ohjelmistot sekä niiden käyttöopastukset ovat pieni investointi siihen nähden, paljonko ne tehostavat työtä.
7. Rutiinien luominen ja ylläpito. Pitäkää uusista toimintatavoista kiinni, jotta ne kehittyvät rutiineiksi. Muutos vaatii tutkimustenkin mukaan aikaa: kyse on uusien toimintamallien siirtymisestä aivokuorelta aivojen syvempiin osiin. Sinnikkyys kuitenkin kannattaa, koska lopputuloksena tilaa vapautuu luovaan ajatteluun.
Kohtaamisten konseptointiin kannattaa panostaa, sillä hyvin todennäköisesti todellinen etätyön aikakausi on vasta alkamassa. Muutostahti on kiivas, mutta haasteet voi kääntää mahdollisuuksiksi.
Meiltä saat avun sopivien etätyövälineiden välineiden valintaan ja niiden sovittamiseen tarpeisiinne kuin etätyön, etätapahtumien tai etäkoulutuksen käytäntöjen ja konseptien suunnitteluun. Lisäksi koulutamme henkilöstösi välineiden käyttöön ja autamme tekemään liikkuvasta työstä mielekästä.
Ota rohkeasti yhteyttä - pohditaan, kuinka voilla olla teille avuksi!
Lue myös:
Kuntoutuskouluttajat teki mahdottomasta mahdollisen – ennen 100% lähiopetus muuntui muutamassa kuukaudessa etäkoulutukseksi, jossa vain tärkeimmät käytännölliset harjoitukset järjestetään kasvokkain.
CHRISTIAN ALOPAEUS
Toimitusjohtaja, 0400 412 158, christian@ilonait.fi
Ilona IT on panostanut vahvasti online-kyvykkyyksien kehittämiseen yli 10 vuoden ajan. Edustamme Adobe Connect, Google Meet, Microsoft Teams ja Zoom-ratkaisuja Suomessa.
Haluamme fiksujen järjestelmähankintojen lisäksi huolehtia niiden käyttöönotosta, kouluttaa käyttäjät toimimaan nohevasti verkossa ja tukipalveluillamme vastata kysymyksiinne.