Etäkohtaamiset koetaan etäännyttäviksi, jopa ahdistaviksi. Syyllistä haetaan tekniikasta, kiireestä ja tähtien asennosta. Onnistumisen koetaan olevan mahdotonta. Moni odottaakin paluuta entiseen, mikä pahentaa tilannetta. Me ilonalaiset haluamme tuoda asiaan myös toisen näkökulman.
Mitä jos etätyö ei pilannutkaan arkeamme, vaan teki vain näkyväksi työhön liittyviin kohtaamisiin liittyvät huonot ja lannistavat totutut tavat? Mitä jos olemme sallineet itsemme käyttäytyä etätyössä entistä piittaamattomammin – onhan syyllinen puolustuskyvytön tekniikka, emme me itse sen käyttäjinä?
Kun palataan siihen, mikä kohtaamisissa merkitsee ja mikä tekee niistä onnistuneita, yhtä paljon, ellei jopa enemmän ratkaisee se miten kohdataan kuin se mitä sanotaan. Onnistunut kohtaaminen jättää tunteen huomioiduksi, ymmärretyksi ja kuulluksi tulemisesta. Yksisuuntainen monologi ei näitä tunteita herätä.
Miten siis kohdata toiset etänä niin että tuntuu?
Kolme vinkkiä onnistuneeseen etäkohtaamiseen
Onnistuneissa etäkohtaamisissa on kyse toisten huomioimisesta. Ratkaisu on isossa kuvassa organisaatiotasolla tehtävä muutos tavoissa kohdata toisia ja tehdä työtä. Aivan jokainen voi kuitenkin myös itse vaikuttaa siihen, millaisiksi kohtaamiset muodostuvat.
1. Ole läsnä ja osoita se. Moni tuntuu ajattelevan, että kukaan ei huomaa tai välitä, jos etäkohtaamisen aikana perkaa sähköpostia ja kuuntelee vain toisella korvalla. Poissaolevuus kuitenkin välittyy myös etänä. Kun osallistut, päätä olla läsnä ja osoita se.
Läsnäoloa voit osoittaa etänä esimerkiksi seuraavilla keinoilla:
Kommentoi, komppaa tai kysy chatissa, kun pyydetään, ja myös pyytämättä silloin, kun asioita tulee mieleesi.
Sulje käyttämästäsi laitteesta ilmoituksia lähettävät sovellukset ja keskity kohtaamiseen.
Ilmoita muille, jos joudut lähtemään aiemmin.
Rytmitä päiväsi niin, ettei lounasta tarvitse syödä etäkohtaamisen aikana.
Tutustu etukäteen mahdollisiin materiaaleihin.
Varmista, että sinulla on tarvittavat välineet tilanteen vaatimaan vuorovaikutukseen (esimerkiksi kuulokkeet).
Osallistu paikasta, jossa voit olla mukana tilanteen vaatimalla tavalla.
2. Tunne tarttuu, luo luottamusta. Tunteilla on meihin valtava voima ja ne tarttuvat, vaikka välissä on tekniikkaa. Tunteet voivat jopa voimistua etäkohtaamisissa. Tutkimus osoittaa, että positiiviset tunteet kuten ilo, luottamus tai yhteenkuuluvuus, luovat kohtaamisiin hedelmällisimmän perustan. Tällaisissa kohtaamisissa ihmiset uskaltavat osallistua, tukea toinen toistaan tai olla eri mieltä, eikä hieman pidempiäkään taukoja puheensorinassa tulkita automaattisesti merkiksi erimielisyydestä.
Positiivista tunneilmapiiriä voit luoda etänä esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
Tunnekokemukseen vaikuttaa myös muu, kuin varsinaisen asian käsittely. Varaa siis aikaa kevyeen jutusteluun esimerkiksi chatissa tai suullisesti keskustellen.
Pidä fiilistä yllä. Voit esimerkiksi kannustaa puhujaa esityksen aikana kompaten sanoin tai emojein. ”Tosi hyvin sanottu” tai ”Tuosta tuli heti mieleen…” ovat merkityksellisiä sekä puhujalle että muille läsnäolijoille.
Vaikka käytät kameraa ja mikrofonia, muistathan sanattoman viestinnän merkityksen – voit kompata puhujaa myös nyökkäyksin tai hymyin.
Tilaisuuden päättyessä on kohteliasta huikata kiitokset ja heipat.
3. Kuvalla ja äänellä luot yhteyttä. Monissa organisaatioissa etäkohtaamiset ovat mustia ja mykkiä, sillä paikalla näyttää olevan vain joukko suljettuja kameroita ja mikrofoneja. Oman kokemuksemme mukaan kameran käyttö kuormittaa verkkoyhteyttä vasta kun osallistujia on yli 50. Kameran käyttöön kannattaa rohkaista, vaikka se tuntuisikin alkuun epämiellyttävältä, sillä sen päälle napsauttaminen luo yhteyttä ja helpottaa kaikkien keskittymistä ja virittäytymistä kohtaamiseen.
Yhteyttä voit luoda esimerkiksi näin:
Ota tavaksi pitää kamerat päällä ainakin kohtaamisen alussa ja lopussa.
Jos osallistut yhteiseen työstöön pienemmällä tiimillä tai olet etäkahveilla, pidä kameraa päällä koko ajan ja rohkaise muitakin siihen.
Jos oman kuvan katselu tuntuu epämiellyttävältä, napsauta se omalta ruudulta pois näkyvistä. (*
Jos et halua esitellä muille etätoimistona toimivaa kotiasi, käytä taustakuvaa. Niitä on valmiina kaikissa etäsovelluksissa – ja sellaisen voi tehdä myös itse.
Jos jatkuva kuulokkeiden käyttö väsyttää tai kuulokkeet painavat korvia, hanki itsellesi sopivamman malliset kuulokkeet tai vaihda pöytämikrofoniin.
Jos oma kuva on liian tumma tai liian kirkas, rengasvalo tasoittaa kasvojen värin ja luo lämmintä tunnelmaa. Tällä on merkitystä erityisesti myynti- markkinointi- tai koulutustilanteissa.
Jo näillä melko simppeleillä vinkeillä etäkohtaamiset nousevat uudelle tasolle. Kokeile ihmeessä oman tiimisi arjessa tai kouluttaessasi verkossa.
Lue myös:
Crosskey järjesti virtuaaliset syntymäpäivät Suomessa ja Ruotsissa. Perinteikkään tapahtuman ytimenä ovat aina olleet kohtaamiset. Kurkkaa, miksi tapahtuma onnistui yli odotusten.
Miten kansainvälinen konferenssi järjestettiin virtuaalisena? Case Aalto-yliopston EFA2020-seminaari
Jos kaipaat lisää ideoita, käytännön esimerkkejä, tukea kohtaamisten suunnitteluun tai tarvitset entistä sopivampia välineitä tai työkaluja, otathan yhteyttä, sillä me ilonalaiset olemme olemassa, jotta verkko ei rajoittaisi kohtaamisiasi!
MAJ-BRITT KENTZ
Asiantuntija, kouluttaja
maj-britt@ilonait.fi 045 630 6303
Ilona IT on etätyöskentelyn ratkaisujen asiantuntijayritys. Haluamme auttaa asiakkaitamme onnistumaan omissa tavoitteissaan, valjastaa kulloinkin paras teknologia käyttöön ja varmistaa koulutuksillamme ja tukipalveluillamme järjestelmän laadukas käyttö.
Comments