Finanssi-IT-yritys Crosskeyn asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja henkilöstön perinteisiä syntymäpäiviä rakastetaan. Ilona IT:n tuella syntymäpäivät järjestettiin tällä kertaa virtuaalisesti Zoomissa – ja ne ylittivät kaikkien odotukset.
- Syntymäpäivät ovat asiakkaillemme, yhteistyökumppaneillemme ja henkilöstöllemme vuoden merkkihetki. Niissä vieraat voivat kohdata odottamattoman mielenkiintoisia ihmisiä rahoitusalalta rennoissa ja raikkaissa tunnelmissa, ahvenanmaalaisten herkkujen siivittämänä, kertoo Crosskeyn myynti- ja markkinointijohtaja Alexander Aminoff.
Syntymäpäivistä onkin muodostunut ilmiö, jota odotetaan. Syksyllä 2020 Crosskeylläkin seurattiin tiiviisti koronarajoituksia.
- Toivoimme, että syntymäpäivät voisi järjestää kuten ennenkin, fyysisinä tapaamisina Helsingissä ja Tukholmassa. Pian kävi kuitenkin selväksi, että toive on mahdoton. Sisuuntuneena päätimme, että jos vieraat eivät voi tulla luoksemme, me menemme heidän luokseen.
Miten toisten kohtaaminen ja herkuttelu voi onnistua Zoomissa?
Pohdinnan paikka oli, miten kaksi perinteisesti fyysiseen kohtaamiseen perustuvaa syntymäpäivien ydinasiaa, toisten kohtaaminen ja erikoisherkut, voidaan toteuttaa virtuaalisesti.
- Herkkukori oli se helpompi. Se päätettiin lähettää suoraan vieraiden kotiovelle. Kohtaamista pitikin sitten miettiä vähän enemmän. Meillä ei ollut valmiina sopivaa alustaa eikä kokemusta isojen tapahtumien järjestämisestä virtuaalisesti.
Aminoff halusi varmistaa syntymäpäivien korkean laadun ja löysi kumppanikseen Ilona IT:n, jolla on sekä osaamista että välineet isojen virtuaalitapahtumien suunnittelun ja toteuttamiseen.
- Ilona IT:n Risto Korhonen ja Christian Alopaeus olivat tapahtuman suunnittelussa ja järjestämisessä kullanarvoinen tuki ja turva. Suunnittelimme tapahtuman yhdessä kutsuprosessista jatkoihin saakka. Lisäksi he varmistivat, että kaikki sujuu tapahtuman aikana ilman ongelmia.
Hyvällä etukäteissuunnittelulla ihmisiä törmäytettiin onnistuneesti ja syntymäpäivät onnistuivat yli odotusten sekä Suomessa että Ruotsissa.
- Keskustelut soljuivat sitä varten luoduissa ja teemoitelluissa ryhmähuoneissa aivan ihmeellisen hyvin. Ihmiset jäivät vielä virtuaalisille jatkoillekin pidemmäksi aikaa!
Isoissa virtuaalitapahtumissa luotettava kumppani on kullan arvoinen
Aminoff pitää ulkopuolisen avun hankkimista isoihin tapahtumiin erittäin suositeltavana.
- Luotettava kumppani laskee järjestäjien sykettä. Vaikutuin erityisesti ilonalaisten asenteesta ja osaamisesta. He ymmärsivät heti, mistä on kysymys ja lähtivät vahvaan kokemukseensa nojaten saman tien edistämään asioita.
Kymmenien tai satojen ihmisten virtuaalisissa kokoontumisissa on paljon liikkuvia osia, joiden hallinnassa rutiinista ja teknisestä osaamisesta on paljon hyötyä.
- Pyrimme aina siihen, että asiat tehdään oikeassa järjestyksessä ja asiakkaamme voi keskittyä tärkeään tapahtumaan tai seminaariin ilman huolta tekniikan toimivuudesta, kertovat Alopaeus ja Korhonen.
Saavatko virtuaaliset syntymäpäivät jatkoa?
Crosskeylläkin pelättiin alun perin, jaksavatko ihmiset osallistua työpäivän jälkeen vielä yhteen virtuaaliseen tapahtumaan.
- Suosio löi meidät ällikällä, ja lisäksi nyt tavoitimme ihmisiä kaikkialta Suomesta ja Ruotsista. Tämän matalampaa kynnystä osallistua ei olekaan!
Jatkon osalta päätöstä toteutustavasta ei ole vielä tehty.
- Mihin ikinä päädymmekään seuraavien syntymäpäivien osalta, meillä on nyt konsepti valmis sekä lähi- että virtuaalisyntymäpäiville. En oikein usko, että palaamme enää koskaan järjestämään pelkästään fyysisiä syntymäpäiviä. Aivan varmasti kehitämme vähintään jonkin virtuaalisen sivujuonteen. Ensi syksynä se nähdään, hymyilee Aminoff.
Mitä teimme yhdessä?
Kutsun ja kutsuprosessin suunnittelu.
Tilaisuuden rakenteen suunnittelu (tervetulosanat, esitykset, small talk ryhmähuoneissa, osassa myös ohjelmaa kuten musavisa, päätössanat ja jatkot)
Ohjeet suomeksi ja ruotsiksi tietokoneella, selaimella ja mobiililla osallistumiseen
Tapahtumatilaan valmiit huoneet etukäteen ohjelman rakenteen mukaisesti (yhteinen kokoontumistila, huoneet ryhmäkeskustelulle ja oma huone jatkoille).
Esiintyjille valmennus- ja harjoittelutilaisuus ja osallistujille mahdollisuus testata Zoomiin pääsyä etukäteen (palomuurit).
Aminoffin vinkit etätapahtumien järjestäjälle:
Valitse hyvät yhteistyökumppanit. Esimerkiksi herkkukorien osalta luotimme tuttuun catering-yrittäjään, joka loihti herkkulaatikkokokonaisuuden ja operoi logistiikan. Ilona IT auttoi tapahtuman organisoimisessa ja moderoinnissa ja mainostoimisto esimerkiksi kutsuihin liitettävien videoiden ideoinnissa.
Valmistaudu ja suunnittele hyvin. Kaikki kannattaa suunnitella todella hyvin etukäteen ja tehdä mahdollisimman helpoksi kutsuista kotiinlähtöön saakka.
Luo haluttua tunnelmaa alusta asti.
Millaiset juhlat, tai jonkin muun tapahtuman, te haluaisitte järjestää verkossa?
RISTO KORHONEN
Myyntijohtaja,
040 505 7655, risto@ilonait.fi
Ilona IT on etätyöskentelyn ratkaisujen asiantuntijayritys. Haluamme auttaa asiakkaitamme onnistumaan omissa tavoitteissaan, valjastaa kulloinkin paras teknologia käyttöön.
Ilona IT on Zoomin virallinen kumppani Suomessa.