Ei kannata uskoa, kun sanotaan, ettei tunne välity etänä. Myös etätapahtumat voivat hivellä aisteja ja olla täynnä läsnäoloa. Tunnelma ei kuitenkaan pysy katossa itsestään vaan huolellisella valmistautumisella, jossa taklataan niin toteutus, tekniikka kuin turvallisuus.
Periaate ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” on sitä tärkeämpi mitä rennompaa tunnelmaa tavoitellaan. Ratkaisevaa on luottamus. Kohtaamisista ja ohjelmanumeroista nauttimiseen on tilaa oikeastaan vasta silloin, kun jokainen osallistuja voi olla varma, että ohjelma etenee kuten pitää, tekniikka pelittää ja yllättävät tilanteet on ennakoitu.
Luottamusta ei kuitenkaan synny, jos toteutus takkuaa tai järjestäjien olemuksesta välittyy stressi. Miten varmistaa jo ennalta, että huolen sijaan hallitsevana tunteena on yhteinen innostus? Miten järjestää ikimuistoinen etätapahtuma, jossa osallistujien huomio pysyy siinä missä pitää?
Tapahtumanturvaajan vinkit ikimuistoisen etätapahtuman suunnitteluun
Leppoisat kesäjuhlat kannattaa rakentaa yhtä lailla huolellisesti kuin isot asiakastilaisuudetkin. Alla olevan muistilistan avulla pääset tehokkaasti alkuun.
1) Konseptoi huolella. Aikatauluta tapahtuma, ja käy läpi järjestäjien ja esiintyjien kesken, mitä tapahtuu ja miten tilaisuuden on tarkoitus edetä. Sopikaa lisäksi vastuut: kuka seuraa chattia, kuka huolehtii esiintyjien aikataulusta, ja onko tilaisuudessa tarjoiluja tai juontajaa, joka voi pitää tunnelmaa yllä myös yllätysten sattuessa? Entä mitä tehdään, jos tapahtumaan tulee kuokkavieraita, joita ei toivota paikalle?
2) Valitse sopiva tila. Tunnekaan ei välity, jos esiintyjät näyttävät vastavalossa mustilta ilmeettömiltä möykyiltä tai kuulijan huomio kiinnittyy taustahälinään. Valitse siis rauhallinen, valoisa tila ja varmista, että esiintyjien kasvoille tulee riittävästi valoa.
Jos olet itse verkkotilaisuudessa esiintyjänä, tsekkaa taustasi erityisesti, jos esiinnyt kotoa tai työhuoneeltasi käsin. Sekava tausta, kuten kirjahylly, on omiaan viemään seuraajien huomiota pois itse asiasta. Jos neutraalia ja hiljaista tilaa ei ole helposti saatavilla, käytä kuulokemikrofonia ja alustan taustakuvaa. Voit tehdä taustakuvan myös itse!
3) Varaa aikaa välineiden valintaan. Kun mietit hyvissä ajoin muun muassa tilaisuutesi kohderyhmän ja sen, kuinka interaktiiviseksi haluat ohjelman suunnitella, voit rauhassa vertailla eri laitteita ja välineitä sekä niiden ominaisuuksia ja työkaluja. Tällöin toteutus ei takkua sen takia että valittu tekniikka ei sovikaan tarkoitukseen.
4) Harjoittele tekniikkaa ja varaudu ongelmatilanteisiin ennalta. Itse tapahtumassa ei ole enää aikaa miettiä, mitä tehdä, jos videolta katoaa ääni, puhujan mikrofoni ei toimi tai wifin kantama loppuu kesken. Päätä siis ennalta, mitä aiot tehdä, jos teknisiä haasteita tulee: tee ääniasetusten tuplatsekkaus, varmista, että esiintyjällä on laitteiden kanssa yhteensopiva mikrofoni, ja yhdistä tietokone nettiin verkkokaapelin avulla. Jos tapahtumasi on isompi, järjestä myös tekniset harjoitukset esiintyjien kanssa.
5) Viimeistele tapahtumapäivänä. Kun kaikki on suunniteltu, yhteystestit tehty, mahdolliset ja mahdottomatkin ongelmat taklattu etukäteen, esiintyjät briiffattu ja tapahtumakutsut jaettu, on kaikki valmista itse tapahtumapäivää varten. Panostamalla myös tapahtumapäivään varmistat, ettei suunnittelu ole mennyt hukkaan. Saavu ajoissa linjoille, varmista vielä kerran, että kaikki toimii kuten pitää, ja palauta järjestäjien mieleen varasuunnitelmat.
Sitten voitkin ottaa mukavan takanojan, rentoutua ja nauttia tapahtumastasi.
Tunnelmasta ei tarvitse tinkiä, vaikka osallistujia olisi satojakin. Lue, miten yhteisömanagerien CMAD-verkoston online-tapahtuma saatiin ylittämään kaikkien odotukset!
Oletko järjestämässä tapahtumaa, jossa tunne tarttuu ruutujen läpi?
Anna Tapahtumanturvaajan auttaa, jotta sinä voit keskittyä olennaiseen!
Tapahtumanturvaaja
asiakaspalvelu@ilonait.fi