Kun COVID-19 pandemia alkoi keväällä 2020, alkoi myös Zoomin erittäin nopea kasvu johtavaksi online-tapahtumien järjestämisen työkaluksi. Samaan aikaan kuitenkin arviot Zoomin turvallisuudesta saivat paljon palstamillimetrejä niin vakavasti otettavissa medioissa kuin myös klikkilehdistössä. Mutta mistä tämä johtui? Mitä Zoom teki ja mikä on tilanne nyt?
Miten voit Zoom-käyttäjänä huolehtia turvallisen tapahtuman järjestämisestä? Tässä blogissa keskityn nimenomaan tapahtuman turvaamiseen.
Ensimmäinen häiriköinnin takia peruttu vaaliwebinaari
Helsingin sanomissa julkaistiin artikkeli 28.4.2021: "Virtuaalinen vaalipaneeli jouduttiin keskeyttämään..." . Sinällään jutulla ei ole tekemistä Zoomin turvattomuuden tai turvallisuuden kanssa, vaikka Zoom nimenä nostettiinkin esiin. Kyseessä oli enemmänkin huonojen yhteensattumien summa, joka olisi mahdollisesti voitu välttää miettimällä asioita etukäteen ja huolehtimalla tapahtuman perusasetukset kuntoon.
Tässä kyseisessä tapauksessa oli avoin tapahtuma ja linkki oli julkaistu myös Twitter-palveluun. Kun tapahtuman linkki julkaistaan yleisesti sosiaalisessa mediassa, siihen osallistuvia on sen jälkeen hankalaa kontrolloida. Tässäkin tapauksessa oikean välineen käyttö avoimessa tapahtumassa olisi mahdollisesti auttanut.
Hyvä ennakkosuunnittelu auttaa onnistumaan
Ehkä helpointa on lähteä miettimään sitä, miten Zoom-käyttäjänä voit huolehtia turvallisen tapahtuman järjestämisestä. Ennen tapahtumaa tulisi ainakin huomioida seuraavat seikat:
Millainen kohdeyleisö on tarkoitus tavoittaa?
Miten monta osallistujaa on tarkoitus saada mukaan tapahtumaan?
Onko tapahtuman osallistujille tarvetta antaa oikeutta käyttää mikrofonia, kameraa tai näytöjakoa?
Halutaanko käyttää pienryhmiä tai muuta interaktiota?
Mitä kautta markkinoit tapahtumaa?
Millainen tapahtuma, sellainen Zoom-lisenssi käyttöön
Zoom tarjoaa kaksi erilaista vaihtoehtoa tapahtumien järjestämiseen. Perustapahtumiin ja ennenkaikkea suljettuihin tapahtumiin Zoom Meetings on hyvä ratkaisu. Mutta mikäli halutaan isoja, avoimia tapahtumia, kannattaa miettiä Zoom Video Webinar -palvelun käyttöä. Isoin ero näissä kahdessa on se, miten osallistujia käsitellään tapahtuman aikana.
Zoom Meetings:issä osallistujilla on paljon oikeuksia:
Videokameran käyttöoikus
Mikrofonin käyttömahdollisuus
Mahdollisuus näytön jakamiseen
Chat-viestintä
Mikäli tapahtuman järjestäjä (Host) tai apu-järjestäjä (Co-Host) haluavat estää ylläolevien ominaisuuksien käyttöä, vaatii se hyvät asetukset etukäteen ja aktiivista toimintaa tapahtuman aikana. Meetings on parhaimmillaan vuorovaikutteisissa tapahtumissa ja silloin kun osallistujat tunnetaan tai oletettavasti tunnetaan. Lisäksi Meetings tarjoaa mahdollisuuden vaikkapa pienryhmätyöskentelyyn. Meetings-palvelussa voidaan käyttää salasanasuojattua tapahtumaa, odotushuonetta ja lisäksi tapahtuma voidaan lukita uusilta osallistujilta tapahtuman käynnistyttyä.
Meetings-palvelu on se eniten käytössä oleva Zoom-palvelu.
Zoom Video Webinar -lisenssi ja palvelu on tarkoitettu ennenkaikka isoille osallistujamäärille ja mahdollistaa osallistujien helpomman kontrollin tapahtuman aikana. Tapahtumat voidaan suojata tarvittaessa pääsykoodilla.
Zoom Video Webinar -palvelussa sen sijaan osallistujilla on oletuksena käytössä vain rajatut työvälineet, jolloin tapahtuman hallinta on helpompaa. Tapahtuman vastuuhenkilö voi antaa tilapäisen mikrofonin käyttöoikeuden osallistujalle.
viittaus
Chat
Moderoitu kysymys&vastaus -kyselytyökalu (Q&A)
Esiintyjille Video Webinar -työkalussa on Panelist-rooli, jolla esiintyjät osallistuvat tapahtumaan. Panelistit saavat käyttää mikrofonia, videota sekä jakaa omaa näyttöään. Panelist-rooli voidaan määritellä etukäteen esiintyjille ja tullessaan tapahtumaan omalla henkilökohtaisella panelisti-linkillään esiintyjät nostetaan suoraan Panelist-rooliin. Tapahtuman järjestäjä tai apu-järjestäjät voivat aina lisäksi nostaa tarvittaessa osallistujia manualisesti panelisteiksi.
Sekä Video Webinar että Meetings tukevat myös vahvempia tunnistautumismenetelmiä ja tarvittaessa tapahtumaan osallistuvien pitää kirjautua tapahtumaan Zoom-tunnuksellaan. Molemmissa palveluissa on myös ennalta rekisteröitymisen mahdollisuus, jossa osallistumislinkin saa vain ilmoittautumista vastaan.
Anna Tapahtumanturvaajan auttaa!
Kaikein kaikkiaan suosittelen, että näihin asioihin käytetään hetki aikaa ja suunnitellaan tapahtuma ja sen toteutukseen käytettävä työväline huolella.
Ilonan Tapahtumanturvaaja-palvelulla saat apuja tapahtuman toteuttamiseen. Autamme aina suunnittelusta toteutukseen saakka ja tarvittaessa voimme olla tapahtumassa mukana avustamassa teitä!
Lue lisää Tapahtumanturvajasta
Ilona IT on virallinen Zoom jälleenmyyjä Suomessa.
Osallistu Ilonan järjestämään Zoom-webinaareihin:
MITEN JÄRJESTÄT TURVALLISEN ZOOM-TAPAHTUMAN?
Katso tallenne tästä [35min]
ANDREI KOLMAKOW
Technical Manager
+358 45 129 4657
Andrei on Ilona IT:n tekninen guru. Hän on perehtynyt Applen, Microsoft365:n ja Googlen palveluihin. Zoom-asiantuntijana Andrei on toiminut keväästä 2020.