Kohtaamisista ei tarvitse tinkiä verkossa silloinkaan, kun osallistujia on satoja ja ohjelmanumeroitakin kymmeniä. Markkinointi- ja viestintäalan suurimpiin kuuluva CMAD-tapahtuma vietiin Ilona IT:n tuella Zoomiin. Toteutus ja tunnelma saivat niin osallistujat kuin järjestäjät ällistymään.
– CMADin kantavana ajatuksena on tarjota nettiyhteisöjä hoitaville yhteisömanagereille oma vertaisyhteisö. Tavoitteesta ei tarvinnut joustaa tänäkään vuonna, iloitsee tapahtuman alkuunpanija ja pääjärjestäjä Johanna Janhonen.
Tammikuussa 2021 järjestetty kymmenes CMAD oli kaikkea muuta kuin perinteinen webinaari: kyseessä oli mittakaavaltaan aivan uudentasoinen 700 osallistujan verkostoitumispäivä, joka sisälsi huimat sata puheenvuoroa, haastattelua ja paneelikeskustelua sekä Anssi Kelan keikkaan huipentuneet jatkot.
Ilona IT:n Risto Korhonen auttoi järjestäjiä toiveiden ja tekniikan yhteensovittamisessa. Näin voitiin jatkaa tapahtuman toista perinnettä: monipuolista ohjelmaa, jossa on jokaiselle jotakin.
– 45-minuuttisten yhteisten osuuksien välissä osallistujat siirtyivät pienryhmätiloihin valinnaisille välitunneille, joissa he kuulivat tietoiskuja haluamistaan aiheista ja tutustuivat toisiinsa pienemmissä porukoissa. Verkostoitumismahdollisuuksia saattoi olla jopa enemmän kuin aiempina vuosina temaattisilla lounastauoilla, Janhonen arvelee.
Tarkat suunnitelmat yksityiskohtia myöten
Järjestelyissä ei menty siitä missä aita on matalin, vaan toteutus suunniteltiin järjestäjien ja Korhosen yhteistyönä uudelleen verkon ehdoilla. Pienemmistä tapahtumista saatuja oppeja ei voinut soveltaa sellaisenaan, vaan jokainen osuus oli suunniteltava etukäteen.
Liikkuvat palikat pidettiin kasassa studiossa, jossa Elina Koivumäki juonsi esiintyjiä ruudulle pitäen tunnelmaa yllä. Suurin osa ohjelmasta vedettiin kuitenkin etätoimistoilta käsin Piritta Seppälän luotsaamia paneelikeskusteluita myöten.
– Puheenvuorojen vaihdot hoidettiin luontevasti niin, että nostin vuorossa olevat puhujat ruudulle. Jos aikataulu uhkasi venyä, nostin Elinan puhujan viereen samaan tapaan kuin hän kävelisi lavalle, päivän teknisenä vastuuhenkilönä toiminut Korhonen kertoo.
– Kun panelistit eivät ole samalla lavalla, vuorovaikutus on hyvin erilaista ja vaatii entistäkin tarkemmat suunnitelmat. Suunnittelimme Riston kanssa jopa sen, milloin katson kameraan ja milloin taas panelisteja ruudulla, Seppälä sanoo.
Zoom-harjoituksiin käytettiin peräti viikko, ja satojen ihmisten siirtymät pienryhmätiloihin välitunneille hoidettiin apuvoimin.
– Ryhmätilojen hallinnan avuksi koulutettiin ryhmä Pihtiputaan partiolukiolaisia, jotka suoriutuivat tehtävästään mallikkaasti, Korhonen kehuu.
Tunne puski ruutujen läpi
Etä-CMAD keräsi osallistujilta lukuisia kiitoksia etenkin käsinkosketeltavan lämpimästä ilmapiiristään.
– Tuttu tunnelma välittyi näytöltäkin, ja ohjelmallinen toteutus juontoineen piti sitä yllä koko päivän, sanoo aktiivinen CMAD-kävijä, viestinnän asiantuntija ja digimentori Ilse Skog ammattikorkeakoulu Metropoliasta.
Seppälä pitävät onnistumisen avaimena turvallisuuden tunnetta: tekniikka pelitti ja saatavilla oli tukea, jolloin esiintyjät saivat keskittyä sisältöön ja vuorovaikutukseen. CMAD oli ainutlaatuinen kokemus jopa satoja ellei tuhansia tilaisuuksia vetäneelle Koivumäelle.
– Onnistumiskokemus ja läsnäolon tuntu aiheuttivat päivän päätteeksi sellaisen tunteiden ryöpyn, etten välttynyt kyyneleiltä.
– CMADin yksi periaate on kokeilla rohkeasti. Tämän vuoden kokeilu osoittaa niin meille itsellemme kuin Suomen yhteisömanagereille, mihin etätapahtumista voikaan ammattilaisten tuella olla, Janhonen summaa.
Mitä teimme yhdessä?
Zoom-toteutuksen suunnittelu tapahtuman tavoitteet mielessä pitäen
Valmistautuminen: tekniikan ja toimintatapojen läpikäynti, puhujien sparraus ja yhteiset harjoitukset
Tapahtuman toteutus, jossa Ilona IT:llä oli tekninen vastuu ja Zoom-pääkäyttäjän rooli
Tutustu CMAD-tapahtuman livetwiittauksiin ja osallistujien kokemuksiin Twitterissä tunnisteella #CMADFI.
Haluatko Tapahtumanturvaajan teidän tilaisuuteenne?
RISTO KORHONEN
Myyntijohtaja,
040 505 7655, risto@ilonait.fi
Ilona IT on oppimisen teknologian ratkaisujen asiantuntija. Haluamme auttaa asiakkaitamme onnistumaan omissa tavoitteissaan. Siinä onnistumiseksi pitää osata valjastaa kulloinkin paras teknologia osaavasti käyttöön.
CMAD-tapahtuman tekniikka hoitui kotikeittiöstäni. Vihreä tausta on tietysti aina eduksi virtuaalitaustoja käytettäessä. Salainen aseeni oli maalarinteippi :-)