Kun ohjelmistohankinnat kuormittavat – hallittu malli korkeakouluille

Korkeakouluissa tunnistetaan ilmiö, joka tunnetaan kansainvälisesti varjo IT:nä. Digipalveluja ja ohjelmistoja hankitaan hyvästä syystä suoraan yksiköissä, tutkimusryhmissä tai hankkeissa – usein ketterästi ja tarpeeseen vastaten. Samalla kokonaiskuva kuitenkin pirstaloituu, ja hallittavuus heikkenee.

Käytännössä tämä näkyy esimerkiksi luottokortilla tehdyissä ohjelmistohankinnoissa, jotka tulevat organisaation tietoon vasta jälkikäteen, jos ensinkään. Korkeakoulussa on joskus huomattu, että erikseen ja itsenäisesti hankitut lisenssit olisivat koko kampukselle keskitettynä hankintana olleet edullisempia. Samalla olisi voitu varmistaa lisenssiehdot, tietoturva sekä GDPR:n kannalta keskeinen tiedon säilyminen EU alueella jo etukäteen.

Samat teemat Suomessa ja Euroopassa

Näistä ja monista muista teemoista keskustelimme kevään aikana laajasti suomalaisissa korkeakouluissa. Samat haasteet tunnistetaan myös muualla Euroopassa, esimerkiksi KU Leuvenissa, Gentin yliopistossa, UHasseltissa ja Antwerpenin yliopistossa.

Tekoälyn nopea yleistyminen tuo kokonaisuuteen omat lisäkierroksensa, erityisesti hankinnan, lisenssien hallinnan, kustannusten kohdistamisen ja vaatimustenmukaisuuden näkökulmista. AI palvelut, pilvipohjaiset työkalut ja uudet lisenssimallit korostavat tarvetta ajantasaiselle näkyvyydelle ja yhteisille pelisäännöille.

Kevään aikana keskusteluja on pian käyty 35 korkeakoulun kanssa Rovaniemeltä Helsinkiin ja Lappeenrannasta Vaasaan. Tapaamisten tavoitteena on ollut käynnistää nelivuotinen Softatukku-puitesopimusyhteistyö, keskustella hankinnan, IT:n, lisenssitimin ja digipedagogian avainhenkilöiden kanssa arjen todellisista haasteista, esitellä Ilona IT:n uusia tuulia sekä tutustua toisiimme yhteisen lounaan äärellä.

Akateeminen vapaus uudistuu

Keskustelujen myötä on noussut esiin myös laajempi muutos. Akateeminen vapaus on väistämättä uudistumassa. Kun koulutus ja tutkimus digitalisoituvat, vaatimustenmukaisuus, tietosuoja ja läpinäkyvyys asettavat uudenlaisia reunaehtoja – ilman että opetuksen ja tutkimuksen joustavuudesta halutaan luopua.

Siksi olemme halunneet koota työpajoihimme laajan joukon eri rooleissa toimivia ihmisiä: ei vain IT:tä tai lisenssiasiantuntijoita, vaan myös hankintaa ja digipedagogian osaajia. Tavoitteena on yhteinen ymmärrys ja malli, joka tukee aidosti oppimista ja tutkimusta arjessa.

Kohti hallittua hankintamallia

Keski Euroopassa keskustelemme siirtymisestä kohti keskitettyä hankinta-alustaa, joka tukee hajautettua toimintaa, mutta tuo kokonaisuuteen hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä.

Academic Softwaren hankinta-alusta, korkeakoulujen oma verkkokauppa, on suunniteltu nimenomaan korkeakoulujen sisäiseen ohjelmistohankintaan. Sen avulla opettajat, tutkijat ja muu henkilöstö voivat hankkia digipalveluja joustavasti, samalla kun organisaatio saa yhtenäisen näkymän:

• hankintoihin ja kustannuksiin

• lisenssien koko elinkaareen,

• hyväksymiskäytäntöihin ja kustannusten kohdistamiseen

Alusta tukee integraatioita (esim. SSO ja taloushallinnon järjestelmät) sekä mahdollistaa myös eri sovellusten tarjoamisen eri käytäjäryhmille, esimerkiksi opetukseen ja opiskelijoille.

Vaiheittain eteenpäin

Hankinta-alusta on uusi ratkaisu Academic Softwarelta. Lähestymistapamme on prosessilähtöinen ja vaiheittainen:

hankinta → hyväksymiskierto → automaattinen kustannusten kohdistus → hallittu käyttöönotto ja poistaminen → näkymät päätöksenteolle

Kokonaisuutta ei tarvitse rakentaa kerralla valmiiksi. Usein paras tapa edetä on aloittaa rajatulla käyttäjäryhmällä ja laajentaa askel kerrallaan – oppien ja kehittäen yhdessä.

Ehdotamme mielellämme jatkokeskustelua siitä, missä kohtaa hankintaketjua palvelumme voisi tuoda eniten hyötyä juuri teidän korkeakoulullenne.

Heini Karppinen Maajohtaja, Ilona IT