• AndreiKolmakow

3 asiaa, mitkä jokaisen organisaation tulisi tehdä estääkseen tietojen häviämisen

Päivitetty: maalis 9


Uutiset haittaohjelmista pääsevät usein etusivun otsikoihin ja media kerää mielellään klikkejä organisaatioille sattuneista virheistä. Haittaohjelmat eivät kuitenkaan ole yleisin syy tietojen menetykselle. Haasteena olemme me ihmiset ja meidän virheemme - tietoja nimittäin häviää eniten inhimillisten virheiden vuoksi. Tietoja poistetaan tai ylikirjoitetaan ja usein tämä tehdään vielä kiireen alla, jolloin voi syntyä entistä vahingollisempaa jälkeä.


Elämme digitaalisessa aikakaudessa, jossa organisaatioiden on ryhdyttävä toimiin tietojensa suojaamiseksi ennen kuin tapahtuu vääjäämätöntä vahinkoa, eli tietojen menetystä. Tietojen menetyksen taustalla on useimmiten tilanne, jossa ei ole tiedostettu varmuuskopioinnin tarvetta. Jokaisen organisaation kannattaisi tarkastella missä sijaitsee kriittistä tietoa. Samalla organisaatio voi arvioida mitä tapahtuisi, jos tietoja tai palvelua ei olisikaan käytössä. Kriittisen tiedon tunnistaminen on tärkeää, sillä se on liiketoiminnan jatkuvuuden turvaamisen kannalta välttämätöntä.


Käyttäjien odotusarvo on tietojen pysyvän aina turvassa ja tietotekniikan toimivan aina. Kuitenkin yli 70 % organisaatioista epäonnistuu täyttämään käyttäjien vaatimukset tietojen jatkuvasta käytettävyydestä. Pahin esimerkki käyttäjien korkeasta odotusarvosta on tietojen menetys. Tietojen menetys tarkoittaa yleensä työntekijöiden kallisarvoista aikaa käytettäväksi tuottamaan samaa tietoa uudelleen tai pahimmillaan menetetään tietoa, jota ei voida koskaan palauttaa. Onneksi riskejä voidaan pienentää melko yksinkertaisilla toimilla.


Miten yrityksen arvokkainta omaisuutta, dataa, tulisi käsitellä?

1. Tunnista pilvipalveluiden yleinen väärinkäsitys

Yleinen käsitys on, että omat tiedot ovat turvassa pilvipalveluissa, automaattisesti varmuuskopioituna. Palveluntarjoaja ei kuitenkaan vastaa asiakkaan datasta, vaan se on aina asiakkaan omalla vastuulla. Tämä tarkoittaa sitä, että jos varmuuskopiointia ei tällä hetkellä tehdä, riski tietojen menetykseen on suuri.


Pilvipalveluita hyödynnettäessä on tärkeää tutustua siihen mistä maksaa, kuten Microsoft 365-pilvipalvelussa. Microsoft mainitsee palvelukuvauksessaan, että he eivät ole vastuussa käyttäjiensä tiedoista ja suosittelevat käyttäjiä varmuuskopioimaan Microsoft 365:n tietonsa omatoimisesti.


2. Tunnista missä on tärkeää tietoa

Tietotekniikkaa on kaikkialla, ja kaikkialla on dataa. Tunnista käyttämänne palvelut ja listaa kaikki tietotekniikka, jossa on tärkeää yrityksesi älyllistä pääomaa. Mieti ovatko tiedot suojassa ja varmuuskopioitu.


Kuvittele tilanne, jossa yrityksen tietoja tai käyttämäänne palvelua ei olisi enää käytössä. Kysy itseltäsi, voidaanko liiketoimintaa jatkaa niiden hävitessä? Ymmärrä kuinka kauan menee tietojen palauttamiseen. Mikäli tietojen palautusta ei ole koskaan testattu, palautukseen käytetty aika saattaa tulla negatiivisena yllätyksenä.


Kysy organisaatiossanne eri osastoilta missä on liiketoimintakriittistä dataa ja ovatko kyseiset tiedot varmuuskopioitu. Ideaalitilanteessa olisi hyvä tietää kauanko tietojen palauttamiseen menee aikaa.


3. Kuvittele poikkeustilanteen olevan normaalitilanne

Yleensä virhetilanteet syntyvät yllättäen ja vaativat heti toimintaa. Poikkeustilannetta tulisikin harjoitella säännöllisesti, jopa niin usein, että siitä syntyisi lähes normaalitilanne. Henkilöstön tulee tietää kenen puoleen kääntyä ja vastuuhenkilöiden tulee osata toimia selkärangasta. Alkuun pääsee tekemällä pienimuotoisen harjoituksen, jossa työntekijän Microsoft 365 tiedot häviäisivät ja nämä palautettaisiin mahdollisimman nopeasti. O

ikeassa katastrofitilanneessa on kiire, ja se ei ole oikea aika harjoitella tietojen palauttamista. Jos ei ole aikaa harjoitella, se on valitettavasti vahva indikaatio siitä, ettei ole riittäviä resursseja.


Aloitetaan Office365 -varmennuksella!

Mikäli pilvipalvelussa olevien tietojen häviämisen estäminen tuntuu hankalalta tai koet tarvitsevasi apua, anna meidän auttaa ja voit itse keskittyä ydinliiketoimintaan. Sovi palaveri Andrein kanssa ja keskustellaan teidän Office365-varmennuksesta.


Me Ilonassa otimme itse käyttöömme any.cloud:in palveluna tuottaman ja Veeamin teknologiaan perustuvan ReVirt365-varmistuspalvelun. Palvelu varmistaa meidän Office365-datan eurooppalaiseen datakeskukseen. Palvelun käyttöönotto kesti noin 30 minuuttia ja oli erittäin helppo prosessi. any.cloud tarjosi käyttöönottoon erittäin hyvän dokumentaation ja voimme tuon käyttöönoton tehdä helposti myös asiakkaidemme puolesta.


Mitä ReVirt on?

  • Automatisoitu Office365-varmennus

  • Helppo ja turvallinen palautus tarvittaessa

  • Jopa 10 vuoden varmistukset

  • 24/7 -saatavuus

  • Täyttää EU säännökset ja asetukset


ANDREI KOLMAKOW

Technical Manager

andrei@ilonait.fi

+358 45 129 4657

Sovi palaveri Andrein kanssa


Andrei on Ilona IT:n tekninen guru. Hän on perehtynyt niin Microsoft 365:een, Googlen palveluihin kuin mobiililaitteiden etähallintaan vmware Workspace ONE -palvelulla






88 katselukertaa0 kommenttia