Kun DPIA tehtiin yhdessä, säästyi kymmeniä työtunteja – Kuntarekry-palvelun esimerkki

Tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA) on monessa organisaatiossa välttämätön, mutta työlääksi koettu prosessi. Kuntarekry-palvelun DPIA-toteutus osoittaa, että oikein toteutettuna se voi olla myös tehokas, laadukas ja jopa innostava yhteinen ponnistus.

Syksyn 2025 alussa Kuntarekry-palvelu oli käytössä Hyrynsalmen, Iitin ja Kuhmon kunnissa, mutta laaja DPIA oli kaikissa kunnissa vielä tekemättä. Kukin kunta oli käynnistämässä arviointia omalla tahollaan, toisistaan tietämättä. Tilanne muuttui, kun Kainuun kuntien yhteistyöverkoston kautta Kuhmon kaupungin tiedonhallintasihteeri Anja Heikura ja Hyrynsalmen kunnan tietosuojavastaava Iida Vikholm löysivät toisensa ja päättivät yhdistää voimansa.

Samaan aikaan Iitin kunnan asianhallintasuunnittelija Anne Tolppala oli yhteydessä Sovelluskirjaston tuoteomistaja Soili Mekliniin ja kertoi, että myös heillä olisi tarve tehdä Kuntarekry-palvelusta DPIA. Keskustelussa nousi esiin ajatus siitä, että DPIA olisi järkevintä toteuttaa yhteistyössä jonkun toisen kunnan kanssa – ei vain tehokkuuden, vaan myös laadun näkökulmasta.

Soili kartoitti Sovelluskirjaston käyttäjäkenttää ja kysyi, olisiko muilla kunnilla sama arviointi ajankohtainen. Anja ja Iida vastasivat nopeasti ja toivottivat muut mukaan yhteiseen tekemiseen. Näin syntyi kolmen kunnan yhteinen DPIA-prosessi.

Osallistujien mukaan yhteistyön suurin etu oli tiedonkeruun helpottuminen. Kun useampi asiantuntija etsi ja kokosi tietoja, samoja asioita ei tarvinnut selvittää moneen kertaan erikseen. Työmäärä jakautui tasaisemmin, ja kokonaistyöaikaa säästyi merkittävästi.

Yhteistyö näkyi myös arvioinnin laadussa. Useamman henkilön tuottamat näkökulmat toivat esiin kysymyksiä ja havaintoja, joita yksin työskennellessä ei välttämättä olisi tullut ajatelleeksi. Toisen esiin nostama huomio käynnisti usein jatkopohdinnan myös muissa, mikä syvensi arviointia.

Koko DPIA-prosessi kesti noin 2,5 kuukautta. Tänä aikana järjestettiin yhdeksän etäkokousta, ja niiden välillä osallistujat työstivät sovittuja osa-alueita itsenäisesti. Yhteensä prosessiin kului noin 70 työtuntia. Soili toimi prosessin fasilitoijana huolehtien kalenterikutsuista ja välitehtävien työnjaosta.

Työn valmistuttua osallistujat olivat yksimielisesti tyytyväisiä: arviointi eteni nopeasti, yhteistyö oli sujuvaa ja tuki toisilta merkittävää. Samalla syntyi malli, jota voidaan hyödyntää myös tulevissa tietosuoja-arvioinneissa.

Kuntarekry-palvelun DPIA-hanke osoittaa konkreettisesti, että yhteistyö ei ainoastaan kevennä yksittäisen organisaation kuormaa, vaan tuottaa paremman lopputuloksen kaikille osapuolille.

-> Jos sinä olet kiinnostunut DPIA-yhteistyöstä, ota yhteyttä: soili@ilonait.fi

Ilona IT:n Sovelluskirjaston ideana on vähentää moninkertaista päällekkäistä työtä organisaatioissa ja tehostaa tehtyä työtä. Olemme luoneet Sovelluskirjasto-palvelun yhdessä asiakkaidemme kanssa ja se on käytössä jo yli 150 organisaatiossa.

Tervetuloa kuulemaan ja näkemään lisää viikottaisissa esittelywebinaareissamme, jotka järjestetään keskiviikkoisin klo 9-10 osoitteessa https://ilonait.adobeconnect.com/gdpr/

• ei edellytä ennakkoilmoittautumista

Tai tilaa teille oma räätälöity esittely suoraan tuoteomistaja Soili Mekliniltä

• tällä linkillä: https://meetings.hubspot.com/soili/sovi-palaveri-soilin-kanssa

• puhelimitse: 044 746 2841

• sähköpostitse: soili [at] ilonait.fi