Kestävyys digipalveluhankinnoissa suomalaisissa korkeakouluissa

Käytännöt vielä kehittymässä – Osaamisen ja motivaation puute yhtenä jarruttavana tekijänä?

Vastuullisuus on noussut tärkeäksi osaksi korkeakoulujen strategioita, toimintaa ja päätöksentekoa. Mutta miten hyvin kestävyys näkyy käytännössä silloin, kun korkeakoulut hankkivat digitaalisia palveluita, kuten oppimisympäristöjä, tietojärjestelmiä tai pilvipalveluita?

Tuoreessa pro gradu -tutkimuksessani yhteistyössä Ilona IT:n kanssa tarkastelin kestävyyden roolia digitaalisten palveluiden hankinnoissa suomalaisissa korkeakouluissa. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten kestävyys huomioidaan hankintapäätöksissä, mitkä tekijät tukevat tai vaikeuttavat sen toteutumista sekä millainen vaikutus EU:n yritysvastuuraportointidirektiivillä (CSRD) voi tulevaisuudessa olla korkeakoulujen toimintaan.

Tutkimukseen sisältyi kuusi teemahaastattelua, jonka pohjalta koodasin ja rakensin viitekehyksen tärkeistä teemoista aiheeseen liittyen kyselylomaketta varten. Teemahaastatteluun osallistujat jakautuivat tasan yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen välillä. Kyselyyn taas vastasi 27 henkilöä joista 15 edusti yliopistoja ja 12 ammattikorkeakouluja.

Kestävyys nähdään tärkeänä, mutta sen toteutus vaihtelee

Tutkimuksen keskeinen havainto oli, että yleisesti ottaen kestävyyttä pidetään korkeakouluissa tärkeänä tavoitteena. Käytännön hankintatilanteissa sen painoarvo vaihtelee kuitenkin merkittävästi organisaation, yksikön ja yksittäisen hankinnan mukaan. Yhtenä toistuvana esimerkkinä haastateltavat sekä kyselyyn vastanneet nostivat esille suuren vaikutuksen sillä, valmisteleeko hankinnan yksittäinen henkilö vai useampi henkilö. Tähän liittyen yhtenä ongelmakohtana koettiin osaamisen ja motivaation puute, joka toki heijastaa myös laajemmassa kuvassa koko organisaation tahtotilaa.

Yllä oleva diagrammi osoittaa, että osaamiseen ja motivaatioon liittyvät haasteet nähtiin useassa organisaatiossa hyvinkin merkittävinä. Koetko, että tämä kuvaa myös teidän organisaationne tilaa?

Suurimmat haasteet ovat resurssit, osaaminen ja mittaaminen

Vaikka vastuullisuus koetaan tärkeäksi, sen huomioiminen hankinnoissa kohtaa useita käytännön esteitä. Osaamisen ja motivaation puute mukaan lukien, tutkimuksessa nousi esiin viisi erityisen merkittävää haastetta:

1. Resurssipula

Aika, raha ja henkilöstöresurssit nousivat tutkimuksen suurimmaksi esteeksi. Kun budjetit kiristyvät, hankinnoissa painotetaan helposti hintaa ja välittömiä tarpeita pitkän aikavälin kestävyyshyötyjen sijaan.

2. Osaamisen ja motivaation puute

Monissa organisaatioissa ei ole riittävästi osaamista arvioida digipalveluiden kestävyyttä. Hankintoja tekevät henkilöt eivät välttämättä tiedä, mitä vastuullisuuskriteereitä tulisi käyttää tai miten niiden toteutumista arvioidaan.

3. Hajanaiset hankintaprosessit

Digipalveluhankintoja tehdään usein eri puolilla organisaatiota. Tämä vaikeuttaa yhtenäisten vastuullisuuskäytäntöjen käyttöönottoa ja seurantaa. Hankintoja tehdään myös usein ohi keskitettyjen hankintaprosessien tai palveluiden, tai nämä puuttuvat kokonaan, joka usein heikentää kestävyyden huomioimista. Vastauksissa korostuikin yksilön rooli siinä mitä seikkoja hän haluaa ostopäätöksissään painottaa.

4. Vaikutusten mittaamisen vaikeus

Monet haastatellut kokivat, että kestävyyden todellisia vaikutuksia on vaikea mitata. Erityisesti digitaalisten palveluiden ympäristövaikutusten arviointi on haastavaa, koska tietoa ja täsmällistä dataa ei aina ole helposti saatavilla.

5. Teknologioiden nopea kehitys

Esimerkiksi tekoälyn yleistyminen herättää uusia kysymyksiä energiankulutuksesta ja ympäristövaikutuksista. Organisaatioiden on vaikea arvioida teknologioiden pitkän aikavälin vaikutuksia hankintavaiheessa.

Miten kestävyyttä voitaisiin edistää?

Tutkimuksessa tunnistettiin useita kehityskeinoja, joiden avulla korkeakoulut voisivat vahvistaa vastuullisuutta digipalveluhankinnoissa.

Keskeisimpiä olivat:

• selkeämmät strategiat ja hankintaohjeet

• henkilöstön osaamisen kehittäminen

• paremmat työkalut ja toimintamallit

• aikaisempi markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa

• vaikutusten ja elinkaaren arviointi jo hankinnan valmisteluvaiheessa

• systemaattisempi seuranta hankinnan jälkeen.
  

Erityisesti osaamisen kehittäminen nousi tutkimuksessa vahvaksi teemaksi. Vastuullisuutta ei voida jättää vain muutaman asiantuntijan vastuulle, vaan perustason ymmärryksen tulisi olla osa kaikkien hankintoihin osallistuvien osaamista. Kuitenkin herää väistämättä kysymys, että millä keinoin osaamista kannattaisi lähteä kehittämään, jos motivaation suhteen on ongelmia?

Entä CSRD?

Yritysvastuuraportointidirektiivi CSRD ei tällä hetkellä koske korkeakouluja suoraan, mutta ammattikorkeakoulut ovat osittain ottaneet sen käyttöönsä kestävyysraportointiinsa. Tutkimuksen perusteella sen vaikutukset näkyvätkin ennen kaikkea epäsuorasti esimerkiksi toimittajavaatimuksissa ja raportointikäytännöissä.

Monet vastaajat arvioivat kestävyysasioiden merkityksen kasvavan tulevaisuudessa, mutta samalla sen käytännön vaikutuksista oli paljon epävarmuutta. Erityisesti CRSD:n liittyvä raportointivelvoitteiden mahdollinen lisääntyminen nähtiin potentiaalisena haasteena niin osaamisen kannalta kuin resurssienkin taholta.

Miten teidän organisaationne suhtautuu CSRD:n mahdollisiin lisäraportointivaatimuksiin? Nähdäänkö se mahdollistajana vai resurssisyöppönä?

ALIGN-malli tukemaan vastuullisempia hankintoja

Tutkimuksen pohjalta kehitin ALIGN-viitekehyksen, jonka tarkoituksena on auttaa korkeakouluja kehittämään kestävämpiä digipalveluhankintoja.

Malli korostaa kuutta toisiaan tukevaa osa-aluetta:

• johtajuus ja johdon sitoutuminen

• strateginen integrointi

• osaamisen kehittäminen

• elinkaarivaikutusten arviointi

• yhteistyö ja markkinavuoropuhelu

• tiedolla johtaminen ja tukityökalut.
  

Viitekehyksen keskeinen viesti on, että vastuullisuus ei synny yksittäisistä hankkeista tai tarkistuslistoista. Sen sijaan tarvitaan pitkäjänteistä organisaation kehittämistä, jossa strategia, osaaminen ja käytännön toimintatavat tukevat toisiaan.

ALIGN-malli ei kuitenkaan suoraan vastaa siihen, että mitä konkreettisia keinoja organisaatioiden tulisi tehdä ja tämä konkretian puute nähtiinkin osittain ongelmallisena kestävyyden parantamisen kannalta. Koenkin, että organisaatioiden itse, mahdollisesti yhteistyössä eri viiteryhmien kanssa tulisi laatia sellaiset perusteet kehityksen varalle, että konkreettisia toimia voitaisiin laatia organisaation tarpeiden mukaisesti.

Mitä keinoja tai toimenpiteitä itse pitäisit merkittävimpinä organisaationne kannalta?

Lopuksi

Tutkimuksen perusteella suomalaisissa korkeakouluissa löytyy vahvaa tahtotilaa huomioida kestävyys digipalveluhankinnoissa. Käytännön toteutus on kuitenkin vielä osittain hajanaista, ja monet organisaatiot etsivät edelleen toimivia tapoja yhdistää vastuullisuus osaksi arjen hankintatyötä.

Kestävä digipalveluhankinta ei ole vain ympäristökysymys. Se tarkoittaa myös saavutettavia, turvallisia, luotettavia ja pitkäikäisiä ratkaisuja, jotka palvelevat korkeakoulujen opiskelijoita, henkilöstöä ja yhteiskuntaa pitkälle tulevaisuuteen.

Veikko Juntunen Yhteiskuntatieteiden maisteri ja pro gradu -tutkielman tekijä.

Sähköposti: veikkojuntunen@tuta.io LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/veju1