IMG_7006.jpeg
 

KUINKA GLOBAALI KONFERENSSI JÄRJESTETTIIN VIRTUAALISENA?

Risto Korhonen: Elokuu 20-21.2020

Aalto-yliopisto järjesti tänä vuonna arvostetun globaali konferessin olosuhteiden pakosta täysin virtuaalisena.  Järjestelytiimin vastuuhenkilöitä olivat Reetta Ali-Alha (Aalto) ja Laura Malinverno (EFA) ja seminaarin puheenjohtajana professori Matti Keloharju.

  • Ilmoittautuneita 2900 kaikkialta maailmasta

  • Esiintyjiä 240

  • Liki 100 akateemista sessiota

  • 14 samanaikaista ohjelmapolkua

  • 8 alustettua iltatilaisuutta

  • General Assembly -päätapahtuma, keynote + papereiden palkitsemiset

Ilona kutsuttiin mukaan auttamaan tapahtuman järjestelyjen suunnittelussa ja toteutuksessa. Ilonan tiimi vastasi tapahtuman teknisen toteutuksen suunnittelusta, osallistujien koulutuksesta ja tapahtumanaikaisesta tuesta.


Tapahtuma toteutettiin Aalto-yliopiston käytössä olevalla Zoomilla, joka hiukan poikkeaa "kaupallisesta" Zoomista ja jouduimme operoimaan rajoitetuin oikeuksin. Yhteistyö Aallon tietohallinnon Mika Niemen kanssa sujui onneksi oikein mallikkaasti.

Tekniset valmistelut huolella

Järjestelyihin ja asetuksiin paneuduttiin huolella: mitä toiminnallisuuksia sallittiin ja mahdollistettiin, mitä ominaisuuksia rajattiin pois. Käytössämme oli Zoomin sekä Meeting- että Webinar-palvelut. Tärkeää oli myös tapahtuman koordinointi niin, että avainhenkilöillä oli Zoom-järjestelmässä näkymä kaikkiin tapahtumiin, jolloin pystyimme hyödyntämään myös raportit huolella. Ilonan tiimiläisillä oli pääsy kaikkiin sessioihin siltä varalta, jos jotakin tapahtuisi.

Huolelliset koulutukset etukäteen

Tapahtumassa oli hurja määrä esiintyviä henkilöitä, puheenjohtajat, papereiden esittäjät ja diskussantit. Jokaisella hyvin lyhyt, tiivis aikaikkuna omassa osuudessaan. Päädyimme tarjoamaan kaikille hänen roolinsa mukaisen täsmäkoulutuksen Zoomin tekniikkaan. Koulutuksia järjestettiin useita ja eri vuorokauden aikoihin, jotta osallistujat eri maista pääsivät mukaan. Koulutimme tehtäväänsä 14 Aallon opiskelijaa, jotka toimivat akateemisten sessioiden moderaattoreina auttaen puheenjohtajia ja esiintyjiä sekä huolehtien tilaisuuksien tallentamisesta.

Loppu hyvin, kaikki hyvin

Päätösseminaarin ohjelma toteutettiin suunnitelman mukaan, läsnä oli yli 200 osallistujaa kaikkialta maailmasta. Viralliset päätökset, papereiden palkitsemiset, kiitospuheet ja keynote, joka esitettiin reaaliaikaisesti Yhdysvalloista.

Ilonan tärkein rooli oli toimia tapahtuman järjestäjän tukena tässä uudessa tilanteessa. Olimme läheisenä kumppanina aina valmisteluista toteutukseen, useamman kuukauden ajan, jolloin järjestäjällä ei varsinaisesti ollut huolta teknisestä onnistumisesta.

Järjestelytiimin vastuullinen Reetta Ali-Alha kommentoi yhteistyötämme näin: "Yhteistyö Ilonan tiimin kanssa sujui mallikkaasti. He olivat meidän teknisenä tukenamme ennen konferenssia ja sen aikana. Tuntui turvalliselta lähteä järjestämään ensimmäistä virtuaalista konferenssia yhdessä Ilonan tiimin kanssa!”

Ilonan tiimi:

Risto Korhonen, Maj-Britt Kent, Teemu Moilanen ja Andrei Kolmakow

Kuva: Tapahtuman tekniset hostit olivat Aalto-yliopiston opiskelijoita, jotka perehdytettiin toimimaan akateemisten sessioiden moderaattoreina. He onnistuvat tehtävässään mainiosti.

 

RISTO KORHONEN

Ilona IT on oppimisen teknologian ratkaisujen jälleenmyynti- ja koulutusyritys. Olemme vahvasti panostaneet online-järjestelmien osaamiseen. Tämä seminaari toteutettiin Zoom Meeting ja Zoom Video Webinar -lisensseillä. Hyödynsimme organisaatiolisenssin ominaisuuksia ja järjestämme mieluusti Zoom-koulutuksia.

 
 

Address

Technopolis Ruoholahti 2, 2 krs.

Energiakuja 3, 00180 Helsinki / puh. 0207 191 510,

Ilona IT tietosuojaseloste: https://ilonait.fi/privacy

Contact

Y-tunnus: 2319462-9

Verotunnus: FI 23194629

Follow

  • Facebook

©2020 by Ilona IT Oy