10 syytä valita Adobe Connect -verkkokokousjärjestelmä
Adobe Connect on todennäköisesti Suomen suosituin verkkokokousjärjestelmä, ovathan sitä käyttäneet jo vuosia hyvin monet ja suuret oppilaitosorganisaatiot, lukuiset kunnat, liitot ja yritykset. Miksi Connectista on tullut niin suosittu? Tätä haluan valottaa tällä "miniblogisarjalla", jossa kulloinkin pureudun sellaisiin Connectin ominaisuuksiin, jota tekevät siitä erinomaisen järjestelmän hyvin monenlaiseen käyttöön.
1. Helppo saavutettavuus - Win, Mac, Linux & mobiililaitteet
Yksi tärkeimmistä asioista onnistuneelle verkkokokoukselle tai etäopetukselle on, että osallistujat pääsevät tapahtumaan mukaan helposti valitsemallaan päätelaitteella. Osallistujien ei tarvitse etukäteen tehdä mitään ohjelma-asennuksia, sillä tarvittava Flash Player on liki kaikissa tietokoneissa jo valmiina.
Voit osallistua tapahtumaan
- Windows -tietokoneella
- Macintosh -tietokoneella
- Linux-tietokoneella
- Mobiililaitteella, kuten
Adobe Connect Add-in -laajennus tarpeen kokouksen vetäjälle
Kun haluat hyödyntää kaikkia Adobe Connect -järjestelmän työkaluja ja ominaisuuksia, sinun tulee asentaa omalle tietokoneellesi Connect Add-in -selainlaajennus. Tämän voit asentaa, vaikka sinulla ei olisi laitteen admin-oikeuksia. Laajennus asennetaan tietokoneelle vain kerra, seuraavan kerran kun uusia versioita Connectista tai Flashistä tulee. Laajennuksen voit asentaa kokoushuoneessa Meeting-valikko -> Audio Setup Wizard.
2. Connectin aktiivikäyttäjän omalla "lisenssillä" saat monipuoliset mahdollisuudet
Monet Adobe Connect -käyttäjät ovat tottuneita käyttämään omaa kokoushuonettaan, joillakin niitä on jopa kaksi... Tämä ei ole kuitenkaan valmistajan käsitys järjestelmän luonteesta. Teknisesti on ollut mahdollista, että käyttäjä on nimetty vain yhteen huoneeseen, eikä muuta hän saa tehdä. Näin Connectin käyttö on ollut hyvin vajavaista.
Tähän on tulossa muutos 2012, jolloin kaikilla Connectia itsenäisesti käyttäjällä pitää olla oma lisenssi. Mitähän se lisenssi tarkoittaa, mahdollistaa?
- Sinulla voi olla kaikissa tapahtumissasi max 100 osallistujaa
- Sinulla voi olla rajoittamattomasti tapahtumia, niin paljon kuin ehdit
- Sinulla voi olla rajoittamattomasti kokoushuoneita - voit luoda niitä itse lisää. Ja liittää niihin käyttäjäksi muita henkilöitä. Kokoushuoneen nimi on osa tapahtuman brandiä, siksi kullekin asialle kannattaa luoda oma huone.
- Sinulla voi olla rajoittamattomasti tallenteita, voit editoida niitä ja määritellä niiden katseluoikeuksia tarpeen mukaan
- Sinulla voi olla rajoittamattomasti erilaisia materiaaleja jaossa niin, että kullakin on oma kiva linkki, esim http://connect.ilonait.fi/enemman_irti
- Materiaaleja voi ladata Connectin webhallintaa, jolloin niitä voi hyuödyntää webissä myös ilman Connect-huoneita
- saat materiaalien katsomisesta tarkkoja raportteja, vaikka kalvoje klikkaukset tai tallenteen latauskerrat
Miten tuollaisen lisenssin saa ja mitä se maksaa?
Käytännössä aktiivikäyttäjä nimetään Connectin webhallinnassa Meeting host-ryhmään, jolloin hän saa heti oikeudet toimia. Jos käyttäjän tehtävät vaihtuvat, tai etäopettamisen jako loppuu, voidaan hänen tilalleen nimetä joku toinen henkilö.
Adobe Connectin aktiivisen käyttämisen mahdollistava lisenssi maksaa 4-50e/kk, riippuen onko Edu- vai Bus-asiakas, onko ASP-palvelu vai oma serveri. Jos pidät yhdenkin kokouksen tai etäohjauksen kuukaudessa, olet lisenssin hinnan säästänyt.
Adobe Connectin selkeä etu on se, että kukin aktiivitoimija = lisenssinhaltija saa runsaat ja monipuoliset mahdollisuudet hyödyntää järjestelmää - koko rahan edestä.
Miten muutos tulee voimaan ja milloin? Tähän odotamme valmistajalta lisävinkkejä. Ehkä tulee uusi päivitys tai jotain. Ehkä uusia ominaisuuksia...
3. Näppärät, pysyvät huoneet
Adobe Connect -järjestelmän selkeä etu on ”verkkokokoushuone”, joka on pysyvä tila, vakioidulla osoitteella. Tähän käyttäjän itsensä hallitsemaan huoneeseen on helppo kutsua osallistujia mukaan. Esimerkiksi minun http://connect.ilonait.fi/esittely -huonetta on käytetty jo yli 1300 kertaa. Sinne on kertynyt monenlaista materiaalia ja tietysti sitä on pitänyt siivotakin.
Huoneita voi olla täysin avoimia ja täysin suljettuna vierailta, sisään voi päästä koputtamallakin, jos päästetään. Uutta on myös huonekohtainen salasana, jolloin voidaan kivasti rajoittaa ihan ulkopuoliset pois.
Jokaisella meillä voi olla huoneita vaikka kuinka monta. Ja kun minulla on lisenssi (jäsenyys Meeting host-ryhmässä), voin näitä tehdä sukkelasti tarpeen mukaan lisää. Huoneen linkki on myös osa tapahtuman brändiä, esim
- http://connect.ilonait.fi/tabletit_opetuksessa
- http://connect.ilonait.fi/firman_lehdistotilaisuus
Huoneen webbihallinta tutuksi
Kokoushuoneen vetäjä voi helposti vaihtaa huoneen toimivuutta klikkaamalla itsensä webhallintaan ja ”edit”-kohdassa vaihtaa sisäänpääsyn optioita. Samalla voi valita muita käyttäjiä huoneeseensa, roolittaa heidät valmiiksi.
Webhallinnassa voit myös tutkailla omia tallenteitasi (recordings). Jos haluat jakaa tallennetta vain tietyille katsojille, niin siirrä se Content-hakemistoon, voit siellä valita tarkasti, ketkä saa materiaaliasi katsoa.
Samalla löydät raportin, joka kertoo latausmäärät ja esim kalvomateriaalisi klikkausmäärät.
4. Materiaalien jakamisen mahdollisuudet
Adobe Connect –järjestelmä tunnetaan lähinnä verkkokokousjärjestelmänä, missä se tietysti onkin hyvä. Vakio-ominaisuuksiin kuuluu myös monipuoliset materiaalien jakamisen mahdollisuudet, olipa ne tallenteita, huoneissa käytettyjä aineistoja tai ihan vain jakelua varten luotuja.
Materiaalit huoneeseen webhallinnan kautta
Yleensä kaikki kalvot, kuvat ym ladataan suoraan verkkokokoushuoneeseen ja niitä ei sitten muilla tavoilla käytetä.
Jos lataat materiaalisi ensin Connectin webhallintaan (= tätä kutsutaan Connect Centraliksi), niin huomaat heti uusia tapoja hyödyntää materiaalisi
Oletusarvoisesti kun klikkaat Content-hakemistoon, pääset omaan henkilökohtaiseen arkistoosi.
Löydät helposti kohdan New Content, sitten valitset tietokoneeltasi aineiston ja luot materiaallillesi haluamasi linkin (esim http://connect.ilonait.fi/LEBA-luettelo-FIN).
Kaikki sinne lataamat materiaalit ovat silloin vain ja ainoastaan sinun käytössäsi.
Mutta kun klikkaat kohtaan ”Permission”, niin pääset antamaan materiaalille käyttöoikeuksia. Voi julkistaa linkin kaikille tai sallia niin katselun kuin hallinnankin eri henkilöille, joilla on tunnukset Connect-palvelussanne.
Huomaa myös ”Reports”. Sieltä näet kunkin aineiston tarkat katseluraportit, niin avausmäärät kuin kalvojen klikkauksetkin.
Jos lataat tai siirrät materiaalisi ”Shared Content” –puolelle, myös muut Connect –käyttäjät ne näkevät, myös materiaalien raportit.
Materiaalisi saa toisen elämän niissä sinun verkkokokoushuoneissasi. Kun huoneessa klikkaat Share Podista valinnan Share document, pääset suoraan webhallintaan ja kohtiin My Content ja Shared Content. Voit hakea aineistosi webhallinnasta mihin tahansa huoneeseesi. Jos ja kun kerran webhallintaan ladataan organisaatiosi esittelykalvot, valokuvat henkilöistä ja rakennuksista, siellä ne sitten odottaa käyttäjiään.
Näin Adobe Connectista tuli teille materiaalinjakopalvelu!
5. Adobe Connect – haluatko sen Palveluna vai omalle serverillesi?
Adobe Connect on Enterprise –tason ratkaisu, jolloin myös käyttöönottotavoissakin on eri mahdollisuuksia, eri asiakkaille erilaisiin tarpeisiin.
Palveluna nopeasti ja helposti
Kun Connect hankitaan palveluna, saat sen käyttöösi päivässä parissa. Adobe luo teille oman ympäristön, sille annetaan selkeä linkki, esim http://organisaatio.adobeconnect.com ja sitten vaan käyttämään.
Teidän ei tarvitse investoida rautaan, tietoturvaan tahi muihinkaan asioihin, keskitytte vain käyttämään. Näin tekee kaikki yritys- ja kunta-asiakkaamme.
Oma serveri – omistuksellinen lisenssi
Jos ja kun halutaan maksimoida järjestelmän teho omassa verkossa ja tehdä erilaisia integrointeja muihin IT-järjestelmiin, hankitaan Connect omalle serverille (dedikoitu tai virtualisoitu).
Voitte liittää Connectin käyttäjähallintaan, Microsoftin serveripalveluihin (jolloin voi mm ”mesettää” huoneesta ulos verkkoon tai päinvastoin). Innostuisipa joku asiakkaistamme integroimaan Moodlenkin kanssa, olisi upea juttu.
Ehkä tärkeä pointti omassa serverissä on se, että se on oma, omistuksellinen lisenssi. Ensimmäinen kertamaksu on suuri, mutta sen jälkeen maksetaan vain ylläpitomaksua (saatte mm tuoreet versiot). Näin voitte varmistaa, että kaikki materiaalinne (esim tallenteet) on ja pysyy teidän hallinnassa ja jakelussa tulevaisuudessakin.
Suurella osin mm korkeakouluasiakkaista on omat, pysyvät serverilisenssit hankittuna.
6. Verkkokokouksiin mobiilisti?
Kyllä, se on jo tätä päivää. Kun olet reissussa, kotona tai muuten vaan poissa kokouspaikalta tai oppitunnilta, niin voit tulla mukaan helposti myös mobiililaitteella – älypuhelimella tai täppärillä.
Applen laitteisiin (iPhone, iPad ja iPod Touch) ja eri Android-malleihin (esim Samsung Galaxy Tab) voit asentaa oman appsin – Adobe Connect Mobilen.
Tällä appsillä saat kaikki perustoiminnot käyttöösi kokoukseen osallistumiseksi.
Voit seurata kokousta, valita ruudulle eri työvälineitä. Esimerkiksi puhelimen näytössä voit välillä chattailla, välillä katsoa puhuvan henkilön videota.
Tietyllä tavalla kokouksen tai opetuksen seuraaminen mobiilisti on jopa mukavampaa.
Voit myös lähettää omalla laitteellasi videokuvaa ja puhua, aivan kuten muutkin. Ohjelma osaa hyödyntää molempia kameroita, jos laitteessasi sellaiset on.
Rajoituksena mobiilisovelluksessa on se, että et voi toimia täydellisesti kokouksen vetäjänä ja hallita verkkokokoushuoneen käyttöä, sen työkaluja ja materiaaleja. Ne hommat tehdään sitten tavallisella tietokoneella.
Jatko-osia eli miniblogeja julkaistaan pikkuhiljaa tänne.
Voit aina kysyä Adobe Connectista ottamalla yhteyttä
risto [at] ilonait.fi 040-5057655